人的安全管理に大切な部分

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もう一つ、人的安全管理に大切な部分があります。「秘密保持契約の締結」です。漏えい事故の多くは、個人情報が社内の人間によって故意に持ち出されたケースが多いのも事実だからです。個人情報を名簿業者に売却する不正行為は、残念ながら後を絶ちません。また、個人情報保護法が全面施行される平成17年4月1日以降、かえって顧客名簿の価値が高まる可能性も否定できません。個人情報保護法によって、管理が厳格になればなるほど、顧客名簿にプレミアが付き、高値で取引されることも考えられるからです。

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そこで、特に重要な個人情報データベースを取り扱っている従業員に対しては、雇用時や契約時に、秘密保持契約を締結することも必要となってきます。最近では、業務を特定せずにすべての従業員と秘密保持契約を締結したり、誓約書に署名してもらうケースも増えてきています。新たに従業員を採用する場合も同様です。個人情報保護法の全面施行後は、企業の個人情報保護への取り組み姿勢を従業員に徹底させるためにも、こうした措置は有効だと考えられます。

もちろん、委託事業者に個人情報を委託する際は、秘密保持契約は必須です。さらに、情報システムの開発・保守関係者や清掃担当者、警備員なども個人情報に触れる機会があり、秘密保持契約の対象者となります。秘密保持契約には、契約に違反した場合の措置の規定も盛り込んでおく必要があります。また、契約終了後も一定期間有効であるようにすることも重要です。多くの場合、現場の事務所は、紙情報や電子情報が溢れているはずです。個人情報、顧客情報、営業上の秘密情報などなどです。しかし、これらの情報を一律に管理しようとすれば、業務は著しく阻害されるでしょうし、現実的に不可能でもあるでしょう。物理的な安全管理の基本は、管理の対象物を明確にすることにあります。

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つまり、この情報はどのレベルで管理すべきなのか分類されていなければ、管理のしようもないからです。そこで、まず、情報を分類することから始めましょう。情報を分類するルールを定め、それに従って分類、ラベリングしていきます。一般的には、こうしたラベリングは、重要な個人情報や集積された個人情報を、「部外秘」「関係者外秘一「機密」などと分類し、それ以外を「社外秘一などとすることが多いのですが、細分化が目的ではありません。情報を管理するためのレベルを見極めるための分類です。


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