情報を管理するためのレベル

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一例として次のような分類方法を示します。
「関係者外秘」。・重要個人情報(取引銀行、年収、ローン残高、家族構成などの重要な個人情報)。・重要顧客情報(個人情報を含まない企業顧客情報のうち重要な情報を含むもの)。・重要営業秘密情報(閲覧可能者を限定したい契約書などの機密情報など)。「社外秘」・一般個人情報(前記以外の個人情報)。・一般顧客情報(前記以外の企業顧客情報)。・一般営業秘密情報(社外秘だが社内では誰でもアクセスできる時報)。
さて、分類された情報は、部門ごとに適切に管理していくことになりますが、各部門の長、あるいは情報管理責任者は自分の部門が管理している個人情報をすべて把握していなくてはなりません。一元的に情報を把握しておくシステムを「個人データ取扱台帳」と呼ぶことにします。この個人データ取扱台帳を作成することで、個人情報の出力や、問い合わせ照会への対応、ダイレクトメールの作成など、個人情報がどのように取り扱われているか、またどのように取り扱われたのか、責任者が個人情報の取り扱いの流れを把握できるようになります。個人データ取扱台帳に必要な項目は次のようなものになります。

メール

●個人データ取扱台帳に必要な項目の一例。
・情報名。・作成者。・作成日。・管理責任者。・情報の形態(電子ファイルか紙ファイルか)。・通知された利用目的・入手方法。・委託の有無と委託先・提供の有無と提供先。・保管方法。・アクセス権限者。・廃棄方法。・備考など。この個人データ取扱台帳の作成は、部門によっては非常に負担が大きい作業となることが考えられます。しかし、台帳の作成は個人情報を安全に管理するための基本です。安全管理に直結することを理解してもらうようにしなければなりません。また、少しでも負担を軽くするため記入例を多く用意することや、記入しなくてもよい個人情報(個人管理の名刺、個人管理の身上書、見積書、領収書など)を具体的に示しておく工夫も必要です。個人情報が保管されている区画を、「セキュリティ区画」として他の区画とは明確に区別しておくようにします。外来者が入れるエリア(オープンエリア)とは厳密に区別することで、不審者の入室を防止できるように、セキュリティ区画には有人の受付を設けたり、電子錠を設置しておきます。また、区画内に入る場合には全員がIDカード(名札)を携行し、来訪者にもゲストカードを携行させるなど、目に見える対策も効果的です。

もちろん、セキュリティ区画への入室を記録しておくことも忘れてはいけません。外来者が、たとえセキュリティ区画に入室しないとしても、事務所への外来者の出入りはすべて記録として残しておくようにします。付き添いを伴わない見知らぬ人や、目に見える身分証明を携行していない人に対しては誰であるかを問いかけることを励行するなど、従業員に徹底させることも必要です。コピー機、プリンタ、ファクシミリなどは、出入り口の付近に置かないようにして、出力された情報の盗難を未然に防ぐようにします。

プリンター

もし、事務所の規模や事情で、独立したセキュリティ区画を設けることが難しい場合は、セキュリティ区画と、来訪者への対応スペースや宅配便などの荷物の受け渡しエリアを物理的に離したり、内部の通路なども検討し、なるべくセキュリティ区画が物理的に独立した区画となるようにします。また、休日出勤者や清掃事業者への対策も忘れてはいけません。机の上に個人情報の資料を出しっぱなしにしないよう、クリアデスクの励行や、施錠できるキャビネットへの保管など、利用時間外の保管のルールも徹底させておきましょう。


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