個人情報保護の「基本規則」

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次は、この方針に従って、具体的な個人情報保護の「基本規則」を決めていきます。具体的に「何をすべきか」という規定です。個人情報保護の推進体制、各部門、各職ごとの責任と権限、守るべき基本的な規則などを策定し、全社に周知していきます。具体的な手順ではなく、あくまで「何をすべきか」という規則を作ります。

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これは、規則を守るための手順は、実際の現場ごとに違いがあると考えられるからです。また、責任の明確化を図るため、各部門に情報管理の責任者を置くことも忘れてはなりません。基本規則の内容は、ケースバイケースですが、策定に当たっては次のような内容を網羅していることが必要です。・基本規則の内容。・情報セキュリティの目的。・適用の範囲、対象。・管理体制、責任。・利用者の権利、義務。・情報の分類と管理方法。・個人情報の取扱い。・関連法令の遵守。・セキュリティ事故発生時の手続。・罰則。基本規則が規定されたところで、実際の業務手順などを決めていきます。現場の各部門において「基本方針」「基本規則」を実現するために必要な、細かな業務手順を、業務ごとにまとめていきます。

このように「基本方針」「基本規則」「具体的手順」の順にセキュリティ対策に取り組んでいくのが失敗のない方法です。規則を作り、それを守るための細かな業務手順を作っても、それを実際に行うのは従業員個人です。最終的に、現場の人間が守らなければ何にもなりません。規則を作ればセキュリティが実現するわけではありません。まして、個人情報の漏えい事故の原因の多くは人のミスから起きています。実際にセキュリティ対策を機能させるには、人に依存しなければなりません。

セキュリティ

このため、社内で実際に規則が守られているかどうかを確かめる手段が必要となります。具体的な方法としては、定期的にチェックリストを配布し、自己点検を行ってもらうことや計画的な内部監査の実施が考えられます。ただし、実際に行える方法でなくては意味がありません。あくまで、具体的、実際的な方法で規則が守られているかどうかを確かめるようにすべきです。たとえば、定期的にチェックリストを配布するにしても、月に一度、日を決めて点検するというように具体的に決めておく必要があります。


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